時間管理的議題其實很廣,因為時間管理真正的核心在於目標管理。因為要是你什麼都想要,那時間就是不可能會足夠,甚至到後來會影響到所謂的能量管理。
要是你過於忙碌時,就算你可以規劃好時間,你也不是一個「準備好」的狀態下來執行任務與排程。可能累了,可能分心了,都不是一個好的做法。
這其實也是能量管理。
給年輕朋友再時間管理的另一種思考,所謂工作管理,把工作做好的良率思維。很多時候你只要掌握住這一點,你就是一個做事效率極高的人了。
我常說這個技巧,叫做畫句點的能力。
因為很多時間管理不好的人,其實是工作管理不好,每次工作都留一個尾巴,
都還需要一點點時間才可以結尾。也就是因為每項工作都留了尾巴,那些一點點的時間交錯再一起,最後回頭看時才發現遍地是尾巴,決策就癱瘓了,執行就癱瘓了。
畫句點就是,把一件事情做完的兩個方式。簡單有效大家卻常常忘記:
一、徹底把一件事情做完
其實我是一個拖延症很嚴重的人,不客套,那我是怎麼把一件事情做的呢?很簡單我是給自己一個命令,當我有一件重要但是討厭的事情,需要去完成的時候,我會先記錄在行事曆上,然後過程中先思考一下要如何完成,一邊拖延(這很難克制啊)(所以我就放任自己的個性)
但是不管我拖延到甚麼時候,或是我拖延了多久,只要最後一天到了,就算是不睡,我也要把它完成。
完成後,才會有進展。有產出,才會有進展。
關鍵前提:你對交付的產出有明確的認知,你跟客戶已經清楚的溝通過。
所有的產出品質,記住我說的是產出品質,你要知道對方的「為何」。為何需要我們協助?為何要找我們?
做事情很簡單,如期如質如預算。你可不可以如期如質就在於「你對交付的產出有明確的認知,你跟客戶已經清楚的溝通過所有的產出品質」。
沒有對於品質的認知,永遠就無法如質,你可以直接做到超值也行。
畫句點的第一與第二原則就是:
(一)、對於產出品質的共識是否建立
(二)、看行事曆做事不動搖目標日期
二、準備好可以下決策的背景資訊
這應該是年輕人做事情最大的誤區之一,「我準備好了某一天要好好做某件事」,記住前提就是第一與第二原則才可能。但是除了要有對於品質的共識之外,還要思考一件重要的事情就是:「有些事情是需要一定時間的認知成本」,或是有些事情需要「先思考過後的沉澱」。
這種情況你就要知道很多事情,不是在完成地當下才完成的,所以我會保留好一天做好一件事情時,我一定會在那一天之前,提早的思考一些可能的風險與細節,就三不五時的利用零碎的時間想想。
而真正到要產出的那一天時,其實我只是把我心中,規畫好的內容產出而已。
我不會在那一天創造什麼出來,那一天主要使用的動詞應該是,產出,而不是創造或是建立。創造或建立早在完成的那一天前,就發生了。
所以畫句點的第三原則就是:
三、提早思考可能的風險與架構
因為思考需要沉澱的時間,因為風險需要時間去應對。而熟練的執行只需要時間,而那一天就是那熟練的執行時間。
以上三個原則跟大家分享一下
所以當我們開始動手時
1.規劃已經完成了嗎?
2.共識已經達成了嗎?
3.資訊已經充分了嗎?
4.風險預先應對了嗎?
你的句點才畫得好,不會一回頭,尾巴遍地的盤根錯節,讓你無力應對努力卻不討好。