教帶任務,而不是交代任務。你懂得運用流程管理來讓簡化管理嗎?
吳寶春從麵包師傅到創業開店,第一個學習就是處理「人」的問題。曾任友達光電總經理,現為天來創新集團董事長陳來助也說,「先當一個爛主管,是所有技術職轉任管理職的人,要過的第一關。」
而新手主管解方是:如何轉換從執行者變管理者的思維,提升流程管理與教學引導的能力。很多人剛升主管,就被過往的同事唸:「怎麼?升了主管就換顆腦袋了啦?」但是我想要告訴你:升了主管還沒有換顆腦袋,你的問題才大了。
主管最基本的三個原則,直接送給大家:
一、從執行者到管理者在價值建立上的差異:執行 vs 管理
二、長期佈局的觀點與思考習慣:事前準備 vs 眼前的問題
三、凡事思考三個角色: 你、問題者和其他團員
大家的產出都不到位,看樣子只能自己出手了?
這就是每個當主管的人,遇到的第一個屏障。要是你自己出手了,就喪失了一位主管的核心價值,變成只是坐在主管位子上的員工,而不是主管。
「不是啊,他們這樣的產出教出去不OK。」
「我不幫他們之後會開天窗耶!」
「我不幫他們,之後在客戶面前會出事!」
我相信這應該是那些跳下去幫忙團隊的主管,心中的OS。可以發現,這其中缺了很多主管應該要有的做事原則,與解決問題的思維層次調整。
讓我們從頭看起,今天會被升成主管,表示做事能力起碼也是這個部門或這家公司中,執行能力與成果算是中上的,是吧?所以,當你升成主管之後,當然是看不過其他同仁的產出,要是其他同仁的產出都可以讓你滿意,或是超出你的期望,那為什麼不是他當主管呢?所以這是常態,只是解決方向要從思維上做改變。當主管後,要從執行思維調整程管理思維,要思考的是如何善用流程管理來幫助自己在管理上的推進。
那我們要如何來做到思維上的轉換呢:
執行:一個人完成一件被交付的工作,產生商業價值。
管理:利用一群人與有限的資源,完成一系列被交付的工作,產生整體性的商業價值。
我相信大家從這兩個字的比較會了解,管理與執行上的差異。我們逐一拆解後會發現,一個好主管的價值,是他的決策頻率與正確性,還有引導同仁做到優質產出的標準化流程的能力。
主管遇到員工產出不佳的問題,其實不是產品品質,也不是員工素質的問題,而是主管流程管理與教學引導能力的問題。
解方一:讓員工主動學習,而不是花很多時間教導
先從流程管理的角度來看這件事情。以往做事,你會自動自發地完成需求了解、任務拆解、時程規劃這些事情,但是,員工就不一定會具備這樣的能力了。
所以,員工的產出流程,要多一段自主學習的教導或是校正期,而不是自己跳下去救火。
其實你要做的是,建立彼此對於產出品質的共識。建議各位新手主管,讓員工們拆解一個好的產出,比較與他們自身產出的差異,這種鍛鍊方式最直接!
要教他們懂得品味一個高品質的細節在哪,你要做的是提供他們分析的素材,這些素材可以是外部個案,或是你自己的過往產出都可以。
當主管千萬不要一股腦的教員工,這樣他們反倒產生了依賴感。員工先努力先有貢獻後,你才分享,這樣時間就能有高效的利用。要把員工的自我成長任務化、小組分享化,才可以達到一人學習,多人成長,或是一人學習分享,多人監督,要分享時總是不能太馬虎。
所以,當新手主管發現員工的產出不佳,要做的是事前建立自我提升制度。
我們來看看這樣做的付出比:你選題目付出一分,員工分析研究付出五分,小組討論付出三分,你總結分享付出二分。
這樣會不會讓你的時間多出不少呢?員工的產出是不是也能自主提升了不少。
解方二:建立早期高頻率檢核點,修正執行
「老師我做過,但這是一個長期的調整,無法馬上見效,這樣短期還是要跳下去救火啊?」
管理,是不斷的修正執行方向,不是執行本身。
管理,是用眾人來完成一系列的事情,不是自己本身。
其實當你升成主管時,第一件事情,是檢視團隊成員的能力分布,總是有些高低之差,你要懂得讓高的帶低的,而不是自己。
可以建立支援機制,請高品質的員工檢核低品質的員工,是不是又省下了一些時間?而且你也開始培養高品質員工,成為你左右手的基礎。
最後,你只要再做一件事情就好,檢核點(check point )的頻率調整。我會這樣建議:
第一個檢核點:當天
說明任務的時候,請高品質與一般品質的同仁一起聽,就會節省重複說明的時間。
請他們在收到任務的第一天或是隔天,回報他們對於這工作關鍵重點與執行方向的說明,當他可以說明,就表示在任務的理解是主動完成,而不是被動交付。
第二個檢核點:兩到三天
千萬不要等到專案時間都過半了才看,修正時間太晚才是你必須救火的原因。高頻率的修正是你應該要堅持的事情,應該會馬上感受到產出品質的提升與早期修正的低壓力。
下次的檢核點就是專案的中點驗證,只要做幾次,你就會發現可以掌握住進度與品質,之後的檢核就讓你自己調控了。
最後一個小配套,在檢核初期,提供你自己做過的成功個案當範本與參考,確保品質。我想這樣運作一兩個月的流程管理後,就會發現,你的時間回來了,團隊成員的品質提升了。
教帶任務,而不是交代任務。希望各位新手主管,可以用這樣的方式避免自己又跳入救火的泥沼,也讓一些主管朋友,也可以善用流程管理與校正,更高效率的讓團隊運作自主提升。